Les documents engageants pour l’entreprise demandent une attention fort particuliere.

Les documents engageants pour l’entreprise demandent une attention fort particuliere.

il convient les couvrir, assurer un disponibilite, et les rendre accessibles sur le long terme. Autant de traitements couverts par le records management, une notion qui se dilue Sans compter que en plus dans celle de l’archivage a valeur probatoire.

Que faut-il archiver ? Combien de temps ?

En dehors des grandes entreprises, peu d’organisations seront au fait des enjeux du records management. Il convient penser que votre terme anglo-saxon n’a pas vraiment ete adopte, surtout via les PME francaises, ou l’on prefere parler d’archivage voire bien simplement de gestion electronique des documents pour designer un concept precis de conservation des precisions. «Le records management, c’est l’archivage de l’ensemble des documents d’entreprise qui peuvent Realiser office de preuve et, ce, pendant votre delai reglementaire impose avec le legislateur», explique Olivier Detour, PDG de Netheos. «Sur le terme anglais il y a tres peu de questions a se poser, on cause reellement d’enregistrement de piece de preuves. On commence a evoquer le records management a partir des entreprises de taille intermediaire. Depuis, a ce moment-la, une vraie demarche encadree avec nos normes et souvent externalisee.» Si le records management renvoie a la gestion des documents engageants pour l’entreprise, quels que soient leurs formes et leurs supports, pourquoi les petites structures, elles aussi tenues de presenter des preuves en cas de litiges, sont-elles eloignees de une telle notion, quand elles ne l’ignorent tout simplement gui?re ? «Les petites entreprises n’ont aucune demarche structuree, les papiers paraissent au sein des armoires et des documents electroniques au sein des ordinateurs, c’est le chef d’entreprise qui determine quels documents ont en valeur, puis nos confie dans bon nombre de cas aux experts-comptables : on voit aussi une certaine forme d’externalisation, un systeme qui s’est foutu naturellement en place en dehors une zone de gouvernance des responsables», observe Olivier Detour.

J’ai sauvegarde, adversaire du records management

«Dans une grosse firme, un projet de records management est formule de facon politique, on cause gestion des risques, archivage, on definit des objectifs Afin de nos utilisateurs, a travers une vision tres orientee services», explique concernant sa part Noureddine Lamriri, responsable des consultants avant-vente chez Ever Team (gestion de contenus d’entreprise). «A l’echelle d’une PME, la vision se focalise concernant l’operationnel, on s’interroge sur l’apport d’un systeme d’archivage d’un opinion fonctionnel : en tant qu’editeur, notre discours ne a alors plus la reduction des dangers mais sur l’aspect qualitatif d’une solution. Nous expliquons comment le records management permet d’economiser de l’espace disque et des couts de maintenance en delestant la GED de documents dont l’entreprise n’a plus besoin dans ses activites operationnelles. Dans une PME, le terme records management a moins d’echo car il ne automobile aucune notions royal. Dans cette categorie d’entreprises, l’adversaire du records management c’est la sauvegarde. On doit persuader que Notre mise en place d’un systeme d’archivage degage environ ressources Afin de la GED bien en centralisant nos operations de conservation.»

« Les outils de records management ne font nullement la politique d’archivage mais se mettent a le service. » Noureddine Lamriri, Ever Team

Alors que le constat d’infobesite fait l’unanimite, la multiplication des supports de stockage et les evolutions des formats n’ont jamais autant facilite les operations de conservation des donnees. «Avec la multiplication des volumes et des supports d’informations, le fameux Big Data, les entreprises seront Sans compter que qui plus est confrontees a des problematiques de gestion de leurs donnees et documents, et de leur tracabilite», souligne Emilie Angaramo, responsable pole conseil du groupe Everial (acces, securite et conservation des informations). «Selon leurs activites, elles doivent repondre a des exigences legales et reglementaires Afin de lesquelles elles seront parfois en gali?re informees et en gali?re organisees».

A travers le record management, ces firmes cherchent a orchestrer J’ai conservation de documents qu’elles veulent i?tre capable de reutiliser ulterieurement, autrement devoile des documents archives. La totalite des documents ne semblent nullement toutefois concernes, le rencontre dominican cupid champ du records management se restreignant precisement a toutes les documents de preuve et de gestion Afin de leur detenteur. Dans la chaine de conservation, il s’agit precisement des archives dites courantes et intermediaires et non pas des archives definitives.

Un systeme de records management repose sur les outils fournis via une GED et un SAE (Systeme d’Archivage Electronique), ainsi, valides par des normes dont l’element central est l’ISO 15 489. Parmi les composants essentiels d’une solution, des fonctions qui permettront de deposer des documents, de les classer dans des arborescences, un moteur de recherche et une interface de consultation. Le tout reste cadre par un referentiel de conservation, une brique qui vise a garantir une agreable gouvernance des records geres via l’application. Ce referentiel identifie toutes les activites d’une entreprise sous le prisme de l’ensemble de ses departements (RH, comptabilite, finances, etc.), ainsi, fournit Afin de chaque departement une liste des diverses typologies documentaires auxquelles il associe des regles de duree de conservation. Mes regles ainsi definies seront directement prises en compte des qu’un document alimente le systeme de records management.

« Un document archive n’est jamais fond, mais constitue au contraire une richesse disponible. » Jean-Marc Rietsch, Fedisa

«Dans le records management, depuis 2 grandes etapes, la creation et l’archivage du document», explique Jean-Marc Rietsch, president de la Fedisa, la Federation de l’ILM (Information Lifecycle Management), du Stockage et de l’Archivage. «La premiere commence des la creation du document et consiste a renseigner les conditions d’la conservation de votre document une fois qu’il devra etre archive. Il y a des le depart une prise en compte du cycle de vie de l’information, pour permettre au document d’evoluer dans le temps libre. Aujourd’hui le commentaire archivage n’est plus vraiment approprie, le terme de conservation securisee de precisions numeriques est plus qui correspond : de quoi a-t-on besoin lorsqu’on est face a votre systeme d’information ? De pouvoir retrouver un ou des documents le plus rapidement possible et d’y avoir acces L’objectif est de fluidifier ce flux d’informations tout en etant certain qu’une fois les documents recuperes, on est en mesure de i?tre capable de verifier fort facilement un caractere authentique, leur origine et leur integrite».